Säännöt
Tietosuojaseloste
Henkilötietolaki (523/1999) 10§ ja 24§
1. Rekisterinpitäjä: Säkylän-Köyliön seniorit ry
Jäsenrekisterivastaavan osoite: Katilantie 3 27710 Köyliö
Yhdistyksen sähköposti: pertti.huitu@luukku.com
2. Yhdistyksen rekisterivastaava Eila Hyrsylä
3. Jäsenrekisteri
4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yhdistyksen yhdistyslain mukainen velvoite pitää yllä jäsenluetteloa, sopimukset ja oikeutettu etu jäsensuhteen tai muun asiallisen yhteyden perusteella huolehtia jäsenpalvelusta ja jäsenviestinnästä, vapaaehtoisiksi ilmoittautuneiden palveluista ja viestinnästä. 1) Jäsentiedotus 2) Jäsenlehti Patinan postitus 3) Jäsenpalvelu, kuten kerho- ja tapahtumatoimintaan ilmoittautuminen 4) Yhdistystoimintaan liittyvä viestintä ja tiedottaminen 5) Jäsenyyden tarkastaminen jäsenetujen myöntämiseksi ja jäsenvelvollisuuksien tarkastamiseksi 6) Sähköinen ja suoramarkkinointi (suostumuksella) 7) Varainhankinta 8) Jäsenmaksulaskutus ja tapahtumiin osallistumisen laskutus
5 Rekisterin tietosisältö
- rekisteröidyn perustiedot kuten nimi, kotipaikka, syntymäaika - rekisteröidyn yhteystiedot kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoitetiedot - jäsenyystiedot (jäsenlaji, jäsenyyden kesto) - luottamustoimet järjestössä - vapaaehtoisroolit - ansiomerkit - jäsenmaksu- ja tapahtumalaskutustiedot - kerho- ja tapahtumahallinta - mahdolliset suoramarkkinointikiellot - yhteisöä tai yhteisön yhteyshenkilöitä koskevat tiedot, y-tunnus, yhteyshenkilöt, yhteystiedot
6 Säännönmukaiset tietolähteet
Saamme tietoja ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään. Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös samaan liittoyhteisöön kuuluvilta tahoilta. Kyseessä on Kansallisen senioriliiton liittoyhteisön keskitetty jäsenrekisteri.
7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Jäsentiedot tallennetaan Kansallisen senioriliiton keskitettyyn jäsenrekisteriin. Tietoja käytetään sekä keskusjärjestön, piirien että paikallisyhdistyksen toimesta edellä kuvattuihin tarkoituksiin. Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita.
8 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
9 Rekisterin suojauksen periaatteet
a). Manuaalinen aineisto
Yhdistyksen jäsenrekisterivastaavat huolehtivat jäsenilmoittautumiskorttien asianmukaisesta säilytyksestä ja poistamisesta.
b). ATK:lla käsiteltävät tiedot
Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain nimetyt henkilöt. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tunnuksia ei luovuteta toiselle henkilölle. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt. Säilytämme henkilötietoja vähintään jäsenyyden keston ajan ottaen huomioon lainsäädännön ja viranomaisten vaatimukset mm. kirjapitolainsäädäntö, rekisteröityjen tietoja koskeva erityislainsäädäntö ja arkistointia koskevat vaatimukset. Rekisterinpitäjä arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi rekisterinpitäjä huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Rekisterinpitäjä oikaisee tai hävittää tällaiset tiedot viipymättä.
10 Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot. Rekisteröity voi itse muuttaa omia yhteystietojaan. Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle. Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla nettisivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.
11 Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumuksesi tai muuttaa sitä. Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.
12 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa itseesi kohdistuvia käsittelytoimia. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella vastustat käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.
Rekisteröidyllä on myös oikeus, milloin tahansa ja maksutta vastustaa käsittelyä niiltä osin kuin se liittyy suoramarkkinointiin.